Teknik Mengelola Usaha Rumah Kost

Teknik Mengelola Rumah Kost - Pada umumnya, struktur organisasi dalam usaha KOST lebih bersifat informal dan sederhana, sehingga dipandang tidak perlu diuraikan dalam bentuk yang dibakukan. Bagian organisasi yang dianggap paling menentukan keberhasilan usaha KOST adalah bagian keuangan. Oleh karena itu pemilik KOST (selaku investor) sering bertindak juga sebagai bendahara yang mengatur dan mencatat semua penerimaan uang sewa kamar dan pengeluaran untuk operasionalisasi usaha ini.

Bila volume kegiatan atau pekerjaan mulai meningkat, misalnya ekspansi usaha dengan menambah kapasitas kamar, maka pemilik KOST akan menunjuk dan menggaji personel kepercayaannya untuk menangani bidang keuangan – administrasinya sekaligus, sedangkan urusan pelayanan kamar (seperti : kebersihan, cuci-setrika, keamanan dll) diatasi dengan penambahan personel secara horizontal saja (tidak membentuk tingkatan yang baru). Kondisi tersebut membuat pola pengelolaan usaha KOST hanya terdiri dari 3 tingkat manajemen seperti yang digambarkan pada bagan di bawah ini.

Gambar   : Bentuk dan Struktur  Manajemen Rumah KOST

Kebanyakan investor dan pengelola (manajemen) masih tergolong pihak yang sama, di luar pelayanan kamar dan tambahan. Selain itu, bila pengelola rumah KOST memiliki usaha lain sebagai usaha tambahan (pelengkap fasilitas) seperti usaha kantin, wartel, warnet, penyewaan VCD dll, pengelolaannya tetap berada di bawah manajemen tetapi memiliki sistem dan SDM di luar pelayanan kamar atau pelayanan tambahan. Penyesuaian struktur dan bentuk manajemen KOST juga dipengaruhi oleh lama usaha ini beroperasi – karena penyesuaian biasanya baru dilakukan saat pemilik merasa diperlukan adanya personel tambahan yang khusus menangani suatu pekerjaan dan meningkatnya kapasitas kamar.

Gambar   : Lama Usaha KOST Sampel Jakarta, Bandung dan Surabaya

Kapasitas usaha masing-masing unit KOST sampel Jakarta dan Bandung ternyata lebih besar dari Surabaya. Lebih dari setengah sampel Jakarta dan Bandung (53%) berkapasitas ³ 28 kamar sedangkan sampel Surabaya terkonsentrasi pada kapasitas ³ 8 kamar (93%). Kencenderungan inilah yang mempengaruhi penentuan KOST sebagai objek pajak (akan dibahas secara khusus pada perpajakan KOST).

Pengelolaan KOST pada dasarnya tidak membutuhkan banyak tenaga kerja (SDM) dan tidak memerlukan spesifikasi keahlian khusus. Pada bagian keuangan atau administrasi dianggap yang paling “kompleks” sekalipun, dapat ditangani oleh seorang tamatan SMA dengan pengarahan khusus dari pemilik KOST bersama pengelolanya. Oleh karenanya sampai dengan 70 kamar pun tenaga kerja yang dibutuhkan masih dalam hitungan jari.

Tabel : Kebutuhan Tenaga Kerja KOST Sampel Jakarta, Bandung dan Surabaya

Sumber : Penelitian

Proses rekrutmennya bersifat kepercayaan, maka tak heran akan terdapat banyak hubungan keluarga di antara para personel (nepotisme). Hubungan nepotisme ini bagai uang koin bersisi dua, dapat mendukung keberhasilan pengelolaan KOST atau justru menghambat keberhasilannya menjadi SBU sapi perah (cash cow) – dengan peluang yang sama. Sistem senioritas juga terjadi pada usaha ini. Senioritas dinilai menurut masa kerja dan kepercayaan pemilik, terutama faktor kepercayaan pemiliki KOST). Senioritas cukup berperan terhadap penentuan tingkat upah, seorang personel dapat saja mendapat upah 10 – 15% lebih tinggi dari rata-rata upah personel lainnya yang dianggap lebih junior.

Manajemen Operasional Usaha Rumah Kost

Kegiatan operasional dalam usaha KOST dibedakan menjadi 2, yaitu : proses adminitrasi-keuangan dan pelayanan kamar. Proses administrasi-keuangan dalam prakteknya dilakukan oleh satu orang saja – terlebih lagi bila usaha KOST tersebut sudah menggunakan sarana komputer (8,89%). Bagian administrasi dan keuangan (ADMK) digabungkan karena prosedural KOST relatif tidak kompleks, tetapi di lain pihak, kedua bagian ini merupakan faktor penentu keselarasan data-data penting dan kondisi keuangan KOST.

Saat calon penyewa kamar telah memutuskan untuk menetap (setelah melihat kamar KOST yang tersedia), ADMK akan meminta mereka untuk mengisi data-data,  seperti data pribadi, alamat asal, tanggal masuk dan masa tinggal. Akan sangat membantu bila data registrasi tersebut dilengkapi dengan fotokopi identitas mereka yang terbaru, terutama Kartu Mahasiswa yang masih berlaku atau Kartu Pegawai tempat mereka bekerja. Fotokopi sebaiknya diserahkan sambil menunjukkan fisik aslinya sebagai konfirmasi dengan alasan prosedur standar.

Penyewa KOST kemudian diwajibkan membayar di muka sewa kamar menurut periode minimum sewa kamar yang bergantung pada kebijakan dan peraturan setiap KOST. Bila tanggal masuknya tidak bertepatan dengan awal bulan, biasanya ADMK mengkumulasikan biaya sewa bulan pertama menurut hari yang masuk pada bulan pertama berdasarkan tarif harian.

Misalkan tarif sewa KOST adalah Rp 300 ribu per bulan, periode sewa minimum 3 bulan, dengan pengertian 1 bulan adalah 30 hari maka tarif sewa harian adalah Rp 10 ribu. Bila penyewa kamar masuk pada tanggal 15 Januari, maka ia diwajibkan membayar dimuka sebesar Rp 750 ribu (= sewa 15 hari bulan Januari + sewa bulan Februari + sewa bulan Maret). Hal ini dilakukan untuk memudahkan dan penyeragaman administrasi sehingga ADMK penagihan secara kolektif dapat dilakukan secara serentak, yaitu awal bulan seperti penyewa kamar lainnya.

Pada skala KOST standar, para pemilik lebih suka menyewakan kamar minimum 6 bulan atau kelipatannya (per 12 bulan) karena tingkat hunian KOST (terutama yang mayoritas dihuni oleh pelajar dan mahasiswa) sangat dipengaruhi oleh jadwal akademik dan liburan. Antisipasi ini dilakukan berdasarkan pengalaman mereka, meskipun saat jadwal liburan tingkat hunian akan berkurang secara drastis, secara ekonomis pemilik KOST telah mendapatkan pemasukan dari pembayaran di muka para penyewa kamar. Lain halnya dengan skala KOST menengah dan mewah yang lebih memilih periode sewa minimum 3 bulan dan 1 bulan (atau kelipatannya) dengan alasan tarif sewa yang cukup tinggi untuk ukuran pelajar dan mahasiswa, sehingga tingkat pergantian penghuni pun akan lebih tinggi daripada skala KOST standar.

Sarana komputer pada proses administrasi penyewa kamar dan pemasukan uang sewa mulai digunakan pada saat volume pekerjaan bertambah seiring dengan bertambahnya kapasitas kamar yang ada, serta semakin tidak seragamnya tanggal masuk – keluarnya penyewa KOST, yang akan berpengaruh pada waktu (termasuk toleransi keterlambatan) penagihan sewa kamar. Proses administrsi jarang “ditindak-lanjuti” oleh proses akuntansi, usaha KOST lebih banyak menggunakan sistem pencatatan arus kas sederhana (arus kas masuk atau arus keluar) dengan konsep pencatatan tunggal (single entry), bukan double entry seperti layaknya sebuah proses akuntansi (Debet dan Kredit).

Kita sudah mengetahui bahwa pencatatan tunggal merupakan pencatatan keuangan yang paling sederhana dan mudah dilakukan. tetapi memiliki beberapa kelemahan antara lain :

1. Saat pengelola akan membayar sesuatu (arus kas keluar) yang lebih besar daripada saldo berjalan, saldo akan bernilai minus - artinya terdapat perubahan struktur keuangan (penambahan hutang). Bila ADMK tidak memberikan catatan tambahan, maka hal ini secara kumulatif tidak terlacak untuk ditindak-lanjuti sehingga akan berpotensi pemanipulasian data keuangan. Oleh karena itu saldo hanya boleh bernilai nol, dengan pemasukan dana tambahan sebagai hutang baru.
2. Konsep pencatatan tunggal hanya dapat mencatat arus kas yang telah riil (cash basis), sehingga bila terjadi penundaan pelunasan uang sewa (piutang pembayaran sewa kamar) hal ini juga membutuhkan catatan tambahan agar pencatatan tunggal ini tidak kehilangan transaksi atau data keuangan yang bersifat non tunai (accured basis).

Pelayan yang di berikan oleh Rumah Kost

ADMK akan berkoordinasi dengan bagian pelayanan kamar untuk membantu mempersiapkan kamar yang akan dihuni. Bila terdapat penyesuaian-penyesuaian maka penyesuaian tersebut akan dibicarakan selama tidak keluar dari peraturan KOST. Pelayanan yang diberikan adalah :

1. Pembersihan kamar, dilakukan pada waktu-waktu tertentu, misalnya saat kamar hendak ditempati atau bila penyewa kamar keluar dari KOST tersebut. Pada KOST skala mewah pembersihan kamar dilakukan setiap 1 - 2 hari mirip dengan pelayanan kamar (room service) hotel. Pembersihan kamar dilakukan oleh seorang pembantu,  saat ia tidak membersihkan kamar, ia bertugas sebagai membantu pembantu lainnya seperti cuci-setrika, mengantarkan pakaian yang sudah disetrika dsb. Pada skala KOST menengah layanan ini pun dapat diminta secara khusus dengan biaya (informal) tambahan, misalkan dengan memberi “uang rokok “ saja.
2. Pelayanan lain – lain, dilakukan atas permintaan khusus, antara lain pengadaan air mineral berukuran 1 galon, cuci-setrika pakaian di luar layanan standar, cuci kendaraan baik secara periodik atau setelah kendaraan kotor karena hujan saja.
3. Penyelesaian komplain (air, listrik, kebocoran, kebersihan, perselisihan antar penghuni kamar dan keamanan). Pelayanan ini diberikan sebagai konsekuensi pemilik KOST selama masalah yang terjadi bukan akibat kelalaian penyewa kamar, serta tidak dibutuhkan biaya tambahan. Meskipun demikian, masih terdapat 4,4% KOST yang tetap mengenakan biaya tambahan berdasarkan kasus komplainnya.

Bagi KOST yang tidak dijaga oleh Satpam atau pembantu yang dipercayakan, maka segala masalah keamanan menjadi tanggung jawab pribadi masing-masing penyewa kamar. Sedangkan pada skala KOST yang lebih tinggi masalah keamanan menjadi bagian yang terintegrasi dalam pelayanan KOST secara umum.

Kesesuaian Lokasi Usaha Rumah Kost

Lokasi rumah kost umumnya terletak di daerah keramaian, seperti sekolah, kampus, instansi pemerintah, pabrik/ perusahaan dan tempat-tempat yang memungkinkan orang untuk menginap/ tinggal cukup lama di daerah tersebut. Mengenai fasilitas yang harus diliki oleh rumah kost, seluruh responden survey lapangan menyatakan bahwa kelengkapan atau fasilitas yang harus dimiliki adalah sebagai berikut :

1. Tempat tidur yang cukup memadai.
2. Kamar mandi yang digunakan secara bersama-sama bagi tipe standar dan pribadi bagi tipe mewah.
3. Perabotan tambahan, seperti meja, kursi, dan lemari  pakaian, serta dapur.

Khusus untuk tipe rumah kost menengah dan mewah diperlukan cuci setrika (1 stel setiap hari), parkir, telepon/ interkom sentral, pos keamanan, sarana olahraga, air hangat untuk mandi, dan pendingan ruangan (AC).