Dasar Pengelolaan Usaha Bengkel Motor

Dasar Pengelolaan Usaha Bengkel Motor - Sebagaimana yang telah dijelaskan pada artikel sebelumnya mengenai ijin berdasarkan Menteri Perindustrian dan perdagangan No. 551/MPP/Kep/10/1999 tentang Bengkel Umum Kendaraan Bermotor, pengusahaan atau penyelenggaraan bengkel kendaraan bermotor dalam berbentuk badan hukum perorangan, perseroan terbatas, persekutuan komanditer (CV), koperasi, atau bentuk-bentuk badan hukum lain.

Pada gambar dibawah ini dijelaskan struktur organisasi usaha jasa bengkel motor yang terdiri dari 3 (tiga) tingkat di mana tingkat operasional (tingkat ke-3) membawahi sekitar 4 (empat) bagian atau divisi yang berbeda, tergantung tipe dan kelas bengkel motor tersebut.

Layer pertama adalah manajemen atau pimpinan perusahaan yang biasanya juga merangkap sebagai pemilik perusahaan. Layer kedua adalah bagian-bagian dari manajemen perusahaan yang berhubungan secara langsung dengan operasionalisasi perusahaan jasa bengkel seperti bagian administrasi, dan Kepala Bengkel. Sedangkan layer ketiga terdiri dari sub-bagian yang menangani secara langsung operasionalisasi kendaraan bermotor, seperti pemeliharaan,  minor repair, major repair, dan chassis & hoby. Struktur organisasi bengkel motor (kendaraan roda dua) pada umumnya dapat diilustrasikan pada gambar berikut.

Gambar Struktur Organisasi (Umum) pada Bengkel Motor 

Dari stuktur organisasi pada gambar diatas, diketahui uraian pekerjaan (job description) sebagai berikut :

1. Pemilik (Investor) / Manajemen:
2. Bertugas mengawasi operasionalisasi perusahaan agar seluruh bagian dapat berjalan sesuai dengan fungsinya masing-masing.
3. Membuat kebijakan umum yang berlaku di seluruh perusahaan.
4. Mewakili perusahaan untuk melakukan hubungan dengan pihak luar perusahaan.
5. Memimpin perusahaan dalam menentukan dalam memimpin perusahaan
6. Merupakan sumber kekuasaan tertinggi dalam memimpin perusahaan
7. Mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan personel yang ada di dalamnya dan kinerja perusahaan
8. Bertanggung jawab penuh atas kemajuan atau kemunduran usaha
9. Membawahi semua bagian yang terdapat dalam organisasi
10. Administrasi/Akuntansi dan Keuangan
11. Bertanggung jawab langsung kepada pihak Manajemen /Direktur
12. Bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi jasa perbaikan atau perawatan
13. Bertanggung jawab dalam pembuatan laporan keuangan
14. Kepala Gudang (Suku Cadang)
15. Bertanggung jawab kepada direksi dalam menjamin kelancaran distribusi suku cadang otomotif
16. Mengkoordinasikan dengan pihak pemasok part, untuk menjamin kelancaran pasokan produk suku cadang otomotif yang akan dipasarkan
17. Kepala Bengkel (Master Mekanik )
18. Bertanggung jawab kepada manajemen
19. Bertanggung jawab terhadap jasa perawatan atau perbaikan bengkel motor
20. Bertanggung jawab untuk mengawasi pelayanan jasa perawtan atau perbaikan pada konsumen yang diberikan oleh mekanik senior dan mekanik junior

Khusus bagi mekanik bengkel terdapat beberapa persyaratan minimum, antara lain:

1. Usia minimum sesuai dengan peraturan yang berlaku
2. Sehat jasmani dan rohani
3. Berkelakuan baik
4. Lulus pengujian tenaga mekanik yang dilakukan oleh lembaga yang diakui Deperindag.

Sedangkan Kualifikasi Mekanik Bengkel didasarkan pada beberapa faktor sebagai berikut:

1. Pendidikan mekanik/kejuruan
2. Pengalamankerja
3. Tingkat keahlian kerja
4. Tingkat pengetahuan teknis

Kualifikasi mekanik bengkel dibagi menjadi  :

1. Mekanik tingkat 1 (Master Mekanik) sekaligus menjadi Kepala Bengkel
2. Mekanik tingkat 2 (Senior Mekanik)
3. Mekanik tingkat 3 (Junior Mekanik)

Manajemen Operasional Bengkel Motor

PROSES OPERASI JASA - Secara teknis, menurut opini pakar didukung beberapa narasumber, beberapa faktor atau sumber daya yang mempengaruhi keunggulan usaha jasa bengkel motor adalah sebagai berikut:

1. Keahlian SDM, khususnya tenaga mekanik merupakan ujung tombak yang menentukan apakah suatu usaha jasa bengkel akan dipenuhi oleh konsumen atau tidak.
2. Peralatan dan fasilitas teknis, saat ini untuk mendapatkan peralatan utama bengkel – yang umumnya masih import – cukup sulit dan mahal dikarenakan faktor perbedaan nilai tukar mata uang rupiah dan mata uang asing yang cukup besar.
3. Suku cadang, pasokan suku cadang resmi biasanya telah tersedia di bengkel umum resmi (authorized) dengan harga yang cukup tinggi, sedangkan pasokan suku cadang khusus misalnya untuk motor “tua” dilakukan melalui pembuatan suku cadang baru atau “kanibalisme” terhadap motor yang sudah tidak terpakai.
4. Pelumas (oli), cukup tersedia dengan adanya dukungan dari industri pelumas, termasuk industri pelumas yang dikelola oleh pemerintah (Pertamina).
5. Lahan, saat ini untuk mendapatkan lahan kosong seluas > 500 m2 semakin sulit dan kalaupun tersedia biasanya harga beli tanah akan melonjak tinggi, terutama lahan yang memiliki lokasi strategis atau relatif dekat dengan pusat-pusat keramaian. 

Kebutuhan dan keinginan konsumen terhadap kendaraan roda dua adalah motor yang nyaman, aman untuk segala kecepatan dan manuver, serta komponen bisa tahan lama. Faktor kenyamanan berhubungan dengan kenikmatan mengendarai, faktor keamanan berhubungan dengan keselamatan penumpang, dan faktor ketahanan komponen berhubungan dengan penghematan yang bisa dilakukan konsumen.

Pada umumnya proses jasa bengkel motor adalah sebagai berikut  mulai konsumen datang mengambil nomor urut sepeda motor pada Front Desk, selanjutnya Front Desk akan mendata sepeda motor yang akan diservis dan pelanggan menunggun di ruang tunggu, sedangkan motor menunggu antrian untuk masuk ke Pit kerja, setelah masuk ke Pit kerja mekanik  menservis perbaiki motor sesuai dengan perintah kerja yang diberikan petugas administrasi fornt desk melalui kartu data , mekanik pun melakukan penggantian suku cadang yang diperlukan sesuai dengan keadaan motor dengan terlebih dahulu memnginformasikan kepada konsumen bahwa ada komponen yang mesti diganti.

Setelah diperbaiki selanjutnya adalah Final Check (memeriksa ulang hasil kerja mekanik) dan memberitahu front desk bial final check telah dilakukan (kendaraan selesai), maka Kasir akan membuat tanda pembayaran dan membuat faktur suku cadang dan pelanggang membayar ke kasir danmengambil sepeda motor yang selsai di servis lalu pulang, selanjutnya masuk lagi antrian berikut begitu seterusnya (lihat lampiran alur kerja bengkel motor), sebagaimana terlihat pada Gambar.

 

 Gambar . Proses Operasi jasa Bengkel Motor

Dari alur input-output di atas, maka tercermin bahwa operasional usaha jasa bengkel motor sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor input (masukan) yaitu bahan baku, baik industri sparepart / suku cadang dan pelumas (olie), SDM dan overhead bengkel. Sedangkan proses operasi usaha jasa bengkel motor selain dilakukan pada jam kerja biasa mulai jam 8.00 – 17.00, juga terdapat bengkel-bengkel tertentu yang memenuhi panggilan konsumen ke lokasi kendaraan berada dengan waktu pelayanan 24 jam.

Sesuai dengan penjelasan sebelumnya pada bagian tinjauan teknis di atas, tolok ukur efisiensi dan efektivitas proses operasi usaha jasa bengkel motor, berkaitan secara langsung dengan waktu kerja efektif, sangat ditentukan oleh beberapa faktor berikut:

• Keterampilan tenaga mekanik, menentukan:
  • kecepatan layanan
  • turn-over konsumen per hari
  • kepuasan konsumen (kualitas layanan)
  • keselamatan kerja
• Kapasitas peralatan teknis yang berimbang, menentukan:
  • efisiensi investasi
  • kecepatan layanan
  • turn-over konsumen per hari
• Luas bengkel, menentukan:
  • keleluasaan kerja (bagi mekanik)
  • jumlah kendaraan mampu ditanggani
  • kemudahan manuver kendaraan
  • banyaknya jenis layanan yang ditawarkan
• Layout bengkel, menentukan:
  • kecepatan layanan
  • turn-over konsumen per hari
  • keleluasaan kerja (bagi mekanik)
  • keleluasaan pengamatan (bagi konsumen)
  • kemudahan manuver kendaraan
  • keselamatan kerja

Dari hasil observasi yang terlihat seperti pada gambar 10, diketahui bahwa sebagian besar responden usaha jasa bengkel motor telah menjalankan usahanya lebih dari 3 tahun, masing-masing antara 3 – 5 tahun sebesar 48.9 persen dan lebih dari 5 tahun sebesar 31.9 persen, sedangkan responden yang telah menjalankan usaha jasa bengkel motor kurang dari 3 tahun hanya 19.1 persen. 

Gambar .  Lama usaha jasa bengkel motor

Pada gambar  diketahui bahwa dari hasil observasi lapangan terlihat sebagian besar usaha jasa bengkel motor masih belum menggunakan teknologi (komputer) dalam proses administrasi atau akuntansi. Hal ini menunjukkan indikasi bahwa sebagian besar pengelola atau pengusaha jasa bengkel motor masih menerapkan manajemen secara sederhana dan manual untuk menjalankan usahanya.

Gambar .  Penggunaan teknologi (komputer) dalam proses administrasi / akuntansi pada usaha jasa bengkel motor

Untuk aspek SDM yang merupakan faktor kunci dalam menentukan keunggulan pengelolaan sebuah usaha jasa bengkel motor, berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 551/MPP/Kep/10/1999, kualifikasi SDM, khususnya tenaga mekanik dibagi menjadi:

• Mekanik tingkat 1 (Master Mekanik)
• Mekanik tingkat 2 (Senior Mekanik)
• Mekanik tingkat 3 (Junior Mekanik)

Kesesuaian Lokasi Usaha Bengkel Motor

Sesuai dengan identifikasi wilayah konsentrasi usaha berdasarkan opini pakar, faktor pertimbangan yang utama yang diyakini oleh para pengelola dan pemilik usaha jasa bengkel motor, berdasarkan hasil observasi lapangan baik di Jakarta, Bandung maupun Surabaya, menunjukkan kriteria yang relatif sama dalam pemilihan lokasi usaha atau bengkel motor.

Gambar . Urutan prioritas pemilihan lokasi menurut responden usaha jasa bengkel motor

Berdasarkan hasil observasi lapangan, sesuai dengan karakteristik layanan usahanya, aspek-aspek kualitatif seperti jarak ke pemasok (suku cadang atau tempat tinggal mekanik), jarak ke pusat keramaian, dan akses ke lokasi bengkel mendapatkan perhatian lebih dibanding aspek kuantitatif (biaya pembangunan bengkel), meskipun menurut responden usaha jasa bengkel motor aspek-aspek tersebut tidak terlalu berbeda secara significant.

Daerah favorit penyebaran usaha bengkel adalah daerah yang relatif dekat (dalam radius 1 km atau dalam batasan waktu tempuh tidak lebih dari 60 menit) dengan tempat pasokan suku cadang atau pusat keramaian (misalnya jalur lalu lintas utama).

Sedangkan ditinjau dari jangkauan lokasi terhadap pasar sasaran berdasarkan hasil observasi lapangan, 93.6 persen para pengelola dan pemilik usaha jasa bengkel motor meyakini bahwa lokasi usaha atau bengkel yang dimilikinya sudah cukup strategis. Hal ini menunjukkan bahwa pemilihan lokasi usaha atau bengkel merupakan faktor penting yang mempengaruhi keunggulan usaha jasa bengkel motor. 

Gambar .  Jangkauan lokasi terhadap pasar sasaran (sub-strategic decision) menurut responden usaha jasa bengkel motor