Operasional : Mengelola Bengkel Mobil

Operasional : Mengelola Bengkel Mobil - Proses Operasi Jasa Bengkel Mobil secara umum dapat kami gambarkan dalam beberapa point. Tentunya point-point tersebut kami sajikan secara umum. Di beberapa bengkel dapat memiliki point yang berbeda, tapi secara keseluruhan point mengelola bengkel mobil sama secara garis besar.

Proses Operasi Jasa Bengkel Mobil

1. Konsumen datang dengan membawa kendaraan (mobil),
2. mengambil no urut (bengkel resmi) atau antri sesuai jam datang ke bengkel disini konsumen menjelaskan berbagai keluhan yang dirasakan pada kendaraannya kepada Front Desk
3. petugas Front Desk akan mendata mobil yang akan diservis
4. Pelanggan menunggu di Ruang Tunggu
5. Kendaraan diperiksa oleh mekanik dan mulai diadakan perbaikan /pemeliharaan terhadap kendaraan di ruang Stall Kerja, sesuai dengan perintah kerja, kartu data pelanggan, dan Nota suku cadang dari Front Desk untuk diambil pada bagian Gudang (suku cadang).
6. Setelah selesai dilakukan pemeriksaan akhir (Final Check) dengan memeriksa ulang hasil kerja mekanik.
7. Mekanik melaporkan pekerjaan telah selesai kepada bagian Kasir, dan bagian kasir membuat tanda pembayaran dan membuat faktur suku cadang.
8. Pelanggan membayar ke Kasir dan membawa kendaraan yang telah diservis dan pulang. 

Penggunaan teknologi komputer terhadap perbaikan dan pemeliharaan kendaraan (mobil) terbatas pada kendaraan atau mobil kelas atas yang telah mengadopsi teknologi komputer seperti  mobil BMW, Mercedes Benz, dll., sehingga membutuhkan mekanik dengan keahlian umum (standar) bahkan sertifikasi khusus mekanik dari lembaga atau institusi berwenang.

Adapun pembagian hasil antara manajemen kepada mekanik  pada umumnya adalah dengan sistem gaji kepada mekanik sesuai dengan jabatan (master, senior, junior), keahlian, pendidikan, pengalaman kerja, produktivitas kerja (jumlah mobil yang diperbaiki per hari).

Sedangkan pembagian hasil antara Investor dan Manajemen pada umumnya adalah profit sharing sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Operasional  dilakukan pada hari kerja ( Senin – Jumat ) mulai jam 8.00 – 17.00, dimana hari Sabtu biasanya libur, selain itu ada juga proses operasi bengkel dilakukan dengan memenuhi panggilan konsumen ke lokasi kendaraan berada dengan waktu pelayanan 24 jam.

PROSES OPERASI BENGKEL MOBIL

Tolok Ukur Efisiensi Usaha Bengkel Mobil

Tolok ukur efisiensi dan efektivitas operasi usaha jasa bengkel mobil, berkaitan secara langsung dengan waktu kerja efektif, sangat ditentukan oleh beberapa faktor sebagai berikut :

1. Keterampilan tenaga mekanik, menentukan :

• Kecepatan layanan
• Turn Over konsumen per hari
• Kepuasan Konsumen (kualitas layanan)
• Keselamatan kerja

2. Kapasitas peralatan teknis yang berimbang, menentukan :

• Efisiensi Investasi
• Kecepatan layanan
• Turn Over konsumen per hari

3. Luas Bengkel, menentukan :

• Keleluasaan kerja (bagi mekanik)
• Jumlah kendaraan yang mampu ditangani
• Kemudahan manuver kendaraan
• Banyaknya jenis layanan yang ditawarkan

4. Layout Bengkel, menentukan :

• Kecepatan layanan
• Turn Over konsumen per hari
• Keleluasaan kerja (bagi mekanik)
• Keleluasaan pengamatan (bagi konsumen)
• Kemudahan manuver kendaraan
• Keselamatan kerja

Kebutuhan tenaga mekanik  dan kebutuhan peralatan teknis minimum sudah diatur berdasarkan Keputusan MEMPERINDAG No. 551/MPP/Keo/10/1999, namun berdasarkan hasil pengamatan dan keterangan narasumber yang kompeten menunjukkan bahwa pada umumnya untuk usaha jasa bengkel mobil diperlukan :

1. Tenaga mekanik (serba bisa) minimum 2 (dua)orang
2. Peralatan teknis (skala menengah-besar) ;

• Dongkrak buaya kapasitas 3 ton minimum 2(dua) unit
• Lift Jack 3 ton minimum 4 (empat) unit
• Set kunci mur roda minimum 2(dua) unit

Kebutuhan Stall Bengkel Mobil

Tabel 1.  Kebutuhan Minimum Stall Bengkel Mobil

Kebutuhan Peralatan Teknis Bengkel

Tabel 2.  Kebutuhan Minimum Peralatan Teknis Bengkel Mobil

Kesesuaian Lokasi Bengkel Mobil

Sesuai dengan identifikasi wilayah penyebaran usaha berdasarkan opini pakar, faktor pertimbangan yang utama dan diyakini oleh para pengelola dan pemilik usaha jasa bengkel mobil, berdasarkan hasil observasi lapangan yang dilakukan oleh Perkumpulan Untuk Peningkatan Usaha Kecil (PUPUK) Bandung baik di Jakarta, Bandung maupun Surabaya, menunjukkan kriteria yang relatif sama dalam pemilihan lokasi usaha atau bengkel motor.

Daerah favorit penyebaran usaha bengkel adalah daerah yang relatif dekat (dalam radius 1 km atau dalam batasan waktu tempuh tidak lebih dari 60 menit) dengan tempat pasokan suku cadang atau pusat keramaian (misalnya jalur lalu lintas utama).

Ekspansi Usaha Bengkel Mobil

Tabel 3. Rencana Ekspansi Usaha jasa Bengkel (n=46)

Rencana Ekspansi Usaha lebih diarahkan kepada penambahan kapasitas pelayanan jasa bengkel dan  fasilitas baru, baik bengkel umum dan spesialis (resmi dan tidak resmi).

Risiko-risiko lain Usaha Bengkel Mobil 

Risiko –risiko lain yang berhubungan dengan operasional bisnis bengkel mobil antara lain:

1. Jumlah Customer yang menurun karena:
   • Tidak puas atas kualitas pekerjaan
   • Tidak tepat waktu sesuai janji
   • Kurangnya rasa aman dan nyaman
   • Harga yang kurang wajar
   • Pelayanan yang kurang memuaskan
2. Terjadinya perselisihan antara pemilik saham
3. Penyalahgunaan keuangan oleh pemilik bengkel
4. Tindak kecurangan oleh pekerja bengkel yang melaksanakan fungsi pembelian dan petugas gudang suku cadang.
5. Force Majeure (antara lain : kebakaran, bencana alam, banjir)
6. Pegawai kunci berhalangan/berhenti/dibajak perusahaan lain 

Managerial Bengkel Mobil

Secara umum bidang usaha jasa bengkel mobil memiliki struktur manajemen yang tercermin dari struktur organisasinya yang cukup sederhana, yaitu struktur organisasi lini dan staf, memiliki 3 (tiga) tingkat/level manajemen dimana tingkat operasional (tingkat ke 3) membawahi sekitar 4 (empat) bagian atau divisi yang berbeda, tergantung tipe dan kelas bengkel mobil.

STRUKTUR  ORGANISASI BENGKEL MOBIL

Gambar 5:  Bentuk dan Struktur Manajemen bengkel Mobil 

Penetapan Struktur organisasi suatu perusahaan atau bengkel dapat dilakukan dengan cara menetapkan kedudukan, fungsi, pembagian tugas, pelimpahan atau pendelegasian wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan/bengkel. Dengan   adanya    struktur   organisasi,   maka  setiap unsur atau  bagian yang ada dalam organisasi tersebut dapat mengetahui tugas, tanggung jawab dan wewenangnya secara jelas dan pasti.

Investor membawahi pihak Manajemen,  Pihak Manajemen dibantu oleh bagian Administrasi, Pemasaran  dan Kepala bengkel . Bagian Administrasi dibantu oleh dua bidang lainnya yaitu bagian Keuangan atau Akuntansi dan Bagian Gudang. Sedangkan Kepada Bengkel dibantu oleh bagian Maintenance (Pemeliharaan), Perbaikan Minor (Minor Repair), Perbaikan Mayor (Major Repair), dan perbaikan /perawatan Chassis dan body.

Dalam organisasi lini, puncak pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan dan kebijaksanaan dari organisasi, sehingga dalam proses pengambilan keputusan, kebijakan menjadi relatif lebih cepat dan koordinasi mudah dilaksanakan.

Dilihat dalam kaitannya dengan industri bengkel, personil bengkel dapat dibagi dalam 3 (tiga) golongan, yaitu:

Personil Direct

Termasuk golongan ini: Mekanik Mesin, Mekanik Body Repair, Petugas Ganti Oli dan Petugas Cuci.

Personil Semi Direct

Termasuk golongan ini: Kepala Bengkel, Frontman, Quality Control, Marketing dan Receptionist.

Personil Indirect

Termasuk golongan ini: Petugas Administrasi, Petugas Peralatan Bengkel, Petugas Gudang, Office Boy, Security/Satpam, Driver, Kurir. 

Adapun Uraian Tugas dan tanggung jawab serta wewenang masing-masing jabatan di Industri Jasa Bengkel adalah sebagai berikut:

Investor

1. Memasok sejumlah modal (dana/peralatan) yang dibutuhkan.
2. Menerima imbal jasa sesuai dengan perjanjian dengan bengkel

Manajemen

Direktur Utama :

1. Memimpin perusahaan/organisasi bengkel dalam menentukan tujuan dan kebijakan pokok
2. Merupakan sumber kekuasaan tertinggi dalam memimpin perusahaan
3. Mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan personal yang ada didalamnya dan kinerja perusahaan
4. Bertanggung jawab penuh atas kemajuan atau kemunduran usaha bengkel
5. Membawahi semua bidang yang terdapat dalam organisasi

Manajer (secara umum):

1. Memimpin lower manager dan menguraikan kebijaksanaan pokok yang dikeluarkan
2. Membuat laporan dari hasil penjualan jasa bengkel selama periode tertentu
3. Bertanggungjawab pada pihak Manajemen(Direksi) dan membawahi langsung kelancaran aktivitas operasional bengkel
4. Menetapkan dan merealisasikan target penjualan jasa bengkel

Administrasi dan Operasionalisasi

Keuangan, Akuntansi dan Gudang;

1. Bertanggung jawab kepada atasan (manajer) terhadap pelaksanaan administrasi (keuangan dan akuntansi)
2. Mengawasi dan mengatur keuangan dan akuntansi bengkel
3. Mengatur dan mengawasi kelancaran penyediaan dan penjualan suku cadang
4. Mengkoordinasikan dengan pihak pemasok untuk menjamin ketersediaan suku cadang yang dibutuhkan oleh bengkel.

Tugas masing-masing jabatan dalam operasional bengkel adalah sebagai berikut:

Kepala Bengkel

Bertanggung jawab secara keseluruhan atas aktifitas bengkel baik ke dalam maupun keluar.

Mekanik

• Merupakan tenaga dasar bengkel yang melaksanakan perbaikan kendaraan berdasarkan perintah dari atasannya
• Pada beberapa bengkel besar sering dibentuk Grup mekanik maksimum 5 mekanik yang dipimpin oleh satu mekaniknya sebagai leader
• Untuk mengukur kualitas mekanik untuk engine relative lebih mudah karena secara formal seorang mekanik dapat dilihat dari sertifikat yang dimilikinya yaitu yang terdiri dari sertifikat :

            - MI_MASTER

            - M2_MEDIUM

            - M3_BASIC 

Marketing

Bertugas membina hubungan khususnya dengan Customer Corporate dan berusaha menambah/memperluas customer

Petugas Administrasi

 - Surat menyurat, dokumen kantor, dokumen   kendaraan yang diperbaiki

 - Administrasi Keuangan

Receptionist

Melayani dan menampung semua keluhan customer dan menyerahkan kepada Front Man

Petugas Ganti Oli

      Bertugas mengganti oli mobil yang menjadi tanggung jawabnya

Petugas Cuci

      Bertugas mencuci mobil klien yang datang ke bengkel

Petugas Body Repair

• Tenaga Ahli Las Ketok
• Tenaga Ahli Bongkar/Pasang
• Tenaga Ahli Dempul/Amplas
• Tenaga Ahli Pengecatan
• Tenaga Ahli Poles
• Tenaga Pencampuran Cat 

Untuk mengukur kualitas Tenaga ahli body repair dapat dilihat dari pengalaman kerjanya. Untuk yang baru masuk kerja ditentukan melalui masa percobaan +/- 3 bulan, mengingat sampai saat ini belum ada lembaga/kursus yang mengeluarkan sertifikat itu. 

Quality Control

Mengetahui hasil pekerjaan bengkel dan melakukan pemeriksaan pada kendaraan sebelum diserahkan kepada pemilik kendaraan apakah sudah sesuai dengan perintah perbaikannya

Driver

Bertugas melakukan antar/jemput  kendaraan yang diperbaiki milik customer       tertentu.

Kurir

Petugas khusus sebagai pengantar surat menyurat, dokumen perbaikan kendaraan      estimasi, kwitansi, tagihan, khususnya  ke Corporate Customer.

Office Boy

Sebagai petugas kebersihan dan melayani kebutuhan karyawan dan acapkali merangkap pula sebagai kurir

Security/Satpam

Terutama sangat diperlukan untuk jaga malam 

KISARAN GAJI PERSONIL BENGKEL 

Dalam penggajiannya terdapat beberapa cara yang dilakukan oleh bengkel, yaitu: 

• Pegawai tetap dengan gaji bulanan, yang dibayar tetap setiap bulan tanpa melihat hari kerjanya
• Pegawai tetap dengan gaji harian, yang dibayar setiap akhir minggu berdasarkan hari masuk kerjanya
• Pegawai borongan, yang dibayar secara case by case atas pekerjaan yang diserahkan kepadanya 

Penggunaan sistem penggajian harian dan borongan biasanya hanya dilakukan pada Personil Direct, sehingga dalam prakteknya terdapat bengkel yang Personil Directnya sebagian digaji secara bulanan, sebagian lagi secara harian, dan sementara itu selalu stand by tenaga borongan yang setiap saat dapat diperkerjakan. 

Gaji Rp. 3 s/d 7,5 jt/bulan:   Kepala Bengkel 

Gaji Rp.1,5 s/d 3 jt/bulan:    Mekanik 

Gaji Rp. 600 rb s/d 1,25 jt/bulan:

- Petugas Ganti Oli

- Petugas Cuci

- Satpam

- Driver

- Office Boy

Gaji Rp. 1 jt s/d 2 jt/bulan :

- Marketing

- Front Man

- Quality Control 

Gaji Rp.750 rb s/d 1,5 jt/bulan:      

- Asisten Mekanik

- Resepsionis

- Petugas Administrasi

- Petugas Gudang

- Petugas Peralatan kantor 

Sedangkan pembagian hasil antara Investor dan Manajemen pada umumnya adalah profit sharing sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Operasional  dilakukan pada hari kerja ( Senin – Jumat ) mulai jam 8.00 – 17.00, dimana hari Sabtu biasanya libur, selain itu ada juga proses operasi bengkel dilakukan dengan memenuhi panggilan konsumen ke lokasi kendaraan berada dengan waktu pelayanan 24 jam.